Zaproszenie do złożenia oferty WI-02-AD.2600.2.2023

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

I. Nazwa oraz adres Zamawiającego:

Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno – Spożywczych we Wrocławiu, ul. Ofiar Oświęcimskich 12, 50-069 Wrocław,

Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny we Wrocławiu, ul. Ofiar Oświęcimskich 12, 50-069 Wrocław.

II. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi administrowania nieruchomością zabudowaną budynkiem biurowym, położoną we Wrocławiu przy ul. Ofiar Oświęcimskich 12, 50-069 Wrocław. Oferta na zarządzanie nieruchomością dotyczy całej nieruchomości stanowiącej własność Skarbu Państwa, oddanej w trwały zarząd dwóch jednostek budżetowych - Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych oraz Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego, o łącznej powierzchni 1392,50 m2.

III. Termin wykonania zamówienia:

Od dnia 1 stycznia 2024 r. do dnia 31 grudnia 2027 r.

IV. Warunki udziału i wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Oferenci w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy:

1. posiadają odpowiednie kwalifikacje wg obowiązujących przepisów prawa do wykonania w/w zamówienia  i zobowiązują się wykonać zleconą usługę z najwyższą starannością oraz zapewnią osoby zdolne do wykonania usługi o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych i uprawnieniach. Posiadają również polisę ubezpieczenia OC w zakresie przedmiotu zamówienia i zobowiązuje się ją utrzymywać przez cały okres obowiązywania umowy, oraz
2. zaoferują zakres usług uwzględniający wykaz czynności wykonywanych w ramach zarządzania nieruchomością wskazanych w ogłoszeniu:

WYKAZ CZYNNOŚCI WYKONYWANYCH

A. W ZAKRESIE ADMNINSTROWANIA NIERUCHOMOŚCIAMI

1. Informowanie Zamawiającego, na 30 dni przed terminem wygaśnięcia polis ubezpieczeniowych, o konieczności zawarcia nowych polis ubezpieczeniowych dla nieruchomości,
2. Wykonawca zobowiązany jest dysponować przez cały czas trwania umowy minimum po jednej osobie posiadającej uprawnienia budowlane do sprawowania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie, bez ograniczeń w branżach: budowlanej, sanitarnej i elektrycznej,
3. Informowanie Zamawiającego o konieczności przeprowadzenia okresowych kontroli zgodnie z obowiązującym przepisami, w tym technicznych w zakresie wynikającym z art. 62 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane,
4. Weryfikowanie dokumentów rozliczeniowych tj. kosztorysów, faktur, zestawień kosztów wykonania danej usługi pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym za usługi wykonane przez osoby trzecie w nieruchomości, których wykonanie obciąża Zamawiającego,
5. Współdziałanie z Zamawiającym w zakresie przedmiotu umowy oraz niezwłoczne przekazywanie mu informacji o konieczności podjęcia niezbędnych działań w celu wykonania zadań przekraczających kompetencje Wykonawcy,
6. Przechowywanie i archiwizowanie źródłowych dokumentów finansowo – księgowych, eksploatacyjnych i technicznych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

B. BIURO OBSŁUGI KLIENTÓW

Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia Biura Obsługi Klienta (BOK), do którego zadań należało będzie min.: przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji (zgłoszeń, interwencji, wniosków, skarg) osób upoważnionych przez Zamawiającego.

D. CZYNNOŚCI FINANSOWO - KSIĘGOWE

Prowadzenie obsługi finansowo – księgowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy użyciu programu komputerowego umożliwiającego uzyskanie na każdorazowe żądanie Zamawiającego niezbędnych danych związanych z realizacją umowy.       

E. WYKAZ CZYNNOŚCI ZWIĄZANYCH Z REMONTAMI, KONSERWACJĄ I USUWANIEM AWARII

1. Opracowanie harmonogramu remontów i konserwacji na następny rok budżetowy w oparciu o protokoły kontroli okresowej budynków oraz nakazy pokontrolne wydane przez uprawnione organy i przekazane Zamawiającemu nie później niż do 1 października roku poprzedzającego rok budżetowy realizacji planów za wyjątkiem planu dotyczącego pierwszego roku budżetowego świadczenia usługi,
2. Prowadzenie ewidencji zadań z zakresu remontów, konserwacji i usuwania awarii w budynkach, i na terenach zewnętrznych.
3. Zapewnienie przygotowania do pracy na następny sezon grzewczy węzłów cieplnych o ile czynności te nie są obowiązkiem dostawcy ciepła.
4. Przygotowanie, nadzór i rozliczenie czynności w zakresie konserwacji i usuwania awarii wyszczególnionych, a w szczególności:

• przygotowanie: np. przyjęcie zgłoszenia, wystawienie zlecenia,
• nadzór: np. nad prawidłowością wykonanych robót i ich odbiór
• rozliczenie: robót wykonanych przez wykonawców na podstawie odrębnych umów w zakresie konserwacji i usuwania awarii, w okresach miesięcznych, w oparciu o kosztorysy powykonawcze sporządzone przez wykonawców tych umów i sprawdzonych przez inspektora nadzoru Wykonawcy.

V. Opis sposobu przygotowania oferty

Ofertę należy sporządzić w języku polskim i czytelnie. Oferta powinna zawierać wszystkie wskazane czynności wykazane powyżej.

Oferta powinna być sporządzona tak, aby uwzględniała formę rozliczenie należności za usługę administrowania nieruchomości dla każdej z jednostek budżetowych osobno za dany miesiąc.

Do oferty należy złożyć oświadczenie podpisane przez osoby właściwe do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie, o:

• posiadaniu odpowiednich kwalifikacji wg obowiązujących przepisów prawa do wykonania zamówienia objętego niniejszym zaproszeniem i udokumentowania tych kwalifikacji na każde żądanie Zamawiającego,  
• posiadaniu polisy ubezpieczenia OC w zakresie przedmiotu zamówienia i zobowiązaniu utrzymania jej przez cały okres obowiązywania umowy.

Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.

VI. Miejsce i termin składania ofert

Oferty należy złożyć w terminie do dnia 13 listopada 2023 r.:

• osobiście w siedzibie Zamawiającego (ul. Ofiar Oświęcimskich 12, 50-069 Wrocław), I piętro, sekretariat,
• w formie skanu pocztą elektroniczną na adres: sekretariat@wijhars.pl

Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

Zamawiający odrzuci ofertę:

• złożoną po terminie,
• złożoną przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu,
• zawierającą błędy nie będące oczywistymi omyłkami pisarskimi lub rachunkowymi.

VII. Kryteria oceny oferty:

Zamawiający oceni i porówna jedyne te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryterium:

Cena brutto oferty – waga 100 %

VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

O podjętym rozstrzygnięciu Zmawiający powiadomi za pośrednictwem strony internetowej: http://bip.wijhars.pl/

IX. Dodatkowe informacje

Dodatkowych informacji dotyczących niniejszego zamówienia udziela Pani Izabela Marciniak, nr telefonu 71/346 08 84, e-mail: i.marciniak@wijhars.pl

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyny, a także zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru w przypadku, gdy:

• nie zostanie złożona żadna oferta,
• procedura wyboru oferty obarczona jest wadą niemożliwą do usunięcia uniemożliwiającą udzielenie zamówienia i zawarcie umowy.

Wartość zamówienia nie przekracza kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605).

X. Załączniki

1. PDFWykaz czynności wykonywanych.pdf (55,62KB)

2. PDFKlauzula informacyjna RODO - postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego WIJHARS we Wrocławiu.pdf (166,89KB)